Erfolgreiche Auswahlinterviews

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Der Autor: Klaus Gira

  • Studium der Betriebswirtschaftslehre
  • Dozent und Prüfer für Personalfachkaufleute (IHK)
  • Zwölf Jahre in verschiedenen HR-Fach- und Führungs-funktionen bei mittelständischen Dienstleistungsunternehmen (Messe München, Allgemeine Leasing) sowie führenden Konzernen (Dresdner Bank, Allianz)
  • Danach Geschäftsführer zweier Allianz-Tochtergesellschaften (marktführender Immobiliendienstleister sowie IT-Gesellschaft)
  • Seit 2006 Geschäftsführer und Inhaber der beiden Recruiting-unternehmen

-PASIT Professionelle Personallösungen GmbH

-PASIT Executive Search GmbH


Die Ziele guter Interviewführung sind anspruchsvoll

  • Klären der fachlichen Passung des Kandidaten im Bezug auf die vakante Position
  • Klären der persönlichen Passung des Kandidaten im Bezug auf Vorgesetzte, Mitarbeiter, Kollegen und Kunden
  • Positionierung des Unternehmens als professionell agierend im Bezug auf das Thema Recruiting
  • Umfassende Information des mündigen Kandidaten für eine bewusste Entscheidung
  • Positive Imagebildung am Markt
  • Kennenlernen von Kandidaten, die eventuell für andere Positionen oder auch erst zu einem späteren Zeitpunkt interessant sind
  • Unter Umständen Informationsbeschaffung im Hinblick auf Mitbewerber

Die folgenden Tipps kommen aus der Praxis

Die folgenden Grundsätze (Tipps) sind das Fundament professioneller Auswahlgespräche. Sie sind …

  • einfach zu verstehen und einzusetzen (keine Kunst)
  • nützlich in schwierigen Gesprächssituationen
  • nicht angeboren, sondern müssen erlernt werden (wie jedes „Handwerk“).

Aber es ist nicht leicht, sie konsequent anzuwenden, denn

  • sie erfordern Disziplin
  • man hat Angst, vermeintliche Flexibilität zu verlieren
  • es ist schwierig, den Einzelfall unter den Grundsatz zu sublimieren.

Die Interviewdurchführung: Worauf kommt es in der Praxis an?


1. Gute Vorbereitung = Gutes Gespräch

Kein Detailstudium der Bewerbungsunterlage vor dem Interview. Damit können erkennbar kritische Themen nicht angesprochen werden. Kaum Konzentration auf den Kandidaten, da die Unterlagen im Gespräch durchgeblättert und gelesen werden

  • Vor dem Gespräch Detailanalyse der Bewerbungs-unterlagen und Herausarbeiten der eventuell kritischen Themen
  • Im Gespräch Klären dieser Themen
  • Volle Konzentration auf den Kandidaten
  • Kandidat fühlt sich ernst genommen

2. Fairness, denn der Kandidat könnte ein zukünftiger Kollege sein

Aggressiver oder überheblicher Umgang mit dem Kandidaten, der ein negatives Bild im Bezug auf die Position und das Unternehmen gewinnt

  • Bereits in der Auswahlphase echtes Interesse an der Person zeigen und Wertschätzung ausdrücken
  • Keine „Spielchen“ treiben oder auch übertriebenen (und zumeist zweifelhaften) „Stress“ aufbauen
  • Auf Fragen klare und ehrliche Antworten liefern
  • Gute Umgangsformen wirken sympathisch

3. Zustimmung und positives Feedback öffnet

Angespannte „Prüfungsatmosphäre“ und Fokussierung auf Schwächen führt zu einer rein taktischen und verschlossenen Gesprächsführung durch den Kandidaten

  • Positive Zustimmung fördert die Bereitschaft, etwas von sich zu offenbaren
  • Eigene Preisgaben verstärken diesen Effekt enorm
  • Bei positiven Erkenntnissen positives Feedback geben, um den Kandidaten noch weiter zu öffnen
  • Positive Grundstimmung führt prinzipiell zu größerer Nähe

4. Der Gesprächsanteil des Kandidaten muss überwiegen

Der Interviewer dominiert vom Start weg das Gespräch und beansprucht für sich den größeren Anteil am Gesamtgespräch. Gefahr der Selbstdarstellung des Interviewers

  • Knappe (aber freundliche) Gesprächseröffnung, um danach direkt den Kandidaten zu aktivieren
  • Kurze und zugleich prägnante Darstellung der zu leistenden Informationsinhalte
  • Selbstzurückhaltung, um möglichst viel über den Kandidaten zu lernen
  • Offene Fragen (statt rhetorische Fragen) stellen

5. Zu frühe Information ist schädlich

Der Interviewer informiert über die speziellen  Aufgaben und Anforderungen sowie über spezielle Gewichtungen, um erst danach die Qualifikation und Erfahrung des Kandidaten zu hinterfragen, welcher dabei passend antwortet

  • Mit einer nur knappen Einführung direkt in den allgemeinen Frageteil einsteigen
  • Dabei den Kandidaten in allen relevanten Facetten kennen lernen
  • Danach die Spezialanforderungen einer Position durch gezielte Fragen abklären
  • Informationen zu Position und Umfeld erst zuletzt (oder nach Abschluss einzelner Themenblöcke) geben

6. Keine falsche Scheu: Konkretisierung!

Der Interviewer bleibt mit seinen Fragen an der Oberfläche und lässt sich sogar mit Allgemeinplätzen abspeisen. Er lässt sich keine bestätigenden Beweise/Beispiele zu Kompetenzbehauptungen geben

  • Gerade nach allgemeingültigen Aussagen („Ohne Moderationserfahrung geht es heutzutage nicht“) nach persönlicher Kompetenz und Erfahrungen fragen
  • Stets nach konkret erlebten Praxisbeispielen fragen
  • Auch das erzielte Ergebnis der Praxisbeispiele ist von Bedeutung („Und was hat Ihre Vertriebskampagne geleistet?“)
  • Aussagen ohne Praxisbeleg sind wertlos

7. Gesprächspausen bringen Klarheit

Der Interviewer hält das Gespräch am laufen, um vermeintlich peinliche Pausen zu vermeiden. Der Bewerber versucht den Gesprächsfluss am laufen zu halten, um ein Nachhaken zu vermeiden

  • Kurze Gesprächspausen bewusst zulassen oder sogar gezielt einsetzen
  • Die meisten Kandidaten schieben in einer solchen Pause häufig ergänzende Inhalte nach
  • Diese „Zugabe“ nach der Pause ist oftmals die ehrlichere und konkretere Aussage, als das zuvor Gesagte und bietet weitere Chancen zur Konkretisierung

8. Zusammenfassen schafft Klarheit

Der Interviewer hat nur vermeintlich verstanden, worum es bei einem Kandidaten geht. Aufbauend auf diesem falschen Bild verstärkt er durch adäquate Fragen gezielt diesen falschen Eindruck

  • In sich geschlossene Fragen-/Themenblöcke zur Validierung nochmals kurz zusammenfassen, um Fehlwahrnehmungen auszuschließen
  • Die meisten Kandidaten ergänzen die Zusammenfassung nochmals um wichtige Details oder Gewichtungen
  • Bestätigte Erkenntnisse statt eigener Vermutungen sind das Ergebnis
  • Der Kandidat spürt die Ernsthaftigkeit des Interviewers

9. Die besten Fragen beginnen mit „Wie …?“

Der Interviewer stellt geschlossene Fragen, auf welche der Kandidat nur mit „Ja“ oder „Nein“ antworten kann. Der ausschließliche Fokus liegt auf dem Ergebnis. Der Weg dorthin bleibt völlig offen

  • Die offene Frage „Wie haben Sie …?“ fragt nicht nur nach dem Ergebnis (Output), sondern gerade auch nach dem Weg zum Ergebnis (Input)
  • Nur so hat man die Chance, die Methoden und den Aufwand zur Ergebnisrealisierung zu hinterfragen
  • Obige Frage klärt auch die Rahmenbedingungen eines Ergebnisprozesses (Ressourcen, Qualität, Zeit, Reibungsverluste etc.)

10. Vermutungen nicht zu Tatsachen machen

Der Interviewer gibt sich mit einem ersten (oftmals unvollständigem oder gar falschem) Eindruck zufrieden. Dieser Eindruck (Vermutung/Unterstellung) fließt in die Entscheidungsfindung ein

  • Stets und ständig klar zwischen ersten Anhaltspunkten und echten Tatsachen trennen
  • Bei Unklarheiten oder sofern die Wahrnehmung noch unvollständig ist, bis zur völligen Klärung nachfragen und sich Belege geben lassen
  • Die letzten 20 % Klarheitsgewinn sind die anspruchs-vollsten und aufwändigsten

11. So real passiert oder nur im Idealfall möglich?

Der Interviewer skizziert verschiedene (auch  sehr anspruchsvolle) Szenarien und Herausforderungen. Der Kandidat „phantasiert“, wie souverän er in diesen fiktiven Fällen handeln würde

  • Nach konkret erlebten und ggfs. gemeisterten Situationen fragen und sich diese sowie den damals gewählten Lösungsweg detailliert darstellen lassen
  • Dabei nicht nur nach dem Weg, sondern auch nach dem abschließenden Ergebnis fragen („Und was hat es gebracht?“)
  • Auch die damaligen Rahmenbedingungen klären
  • Sich nicht mit „Da würde ich …“ abspeisen lassen

12. Dokumentieren statt blasser Erinnerungen

Die Ergebnisse/Erkenntnisse aus dem Interview werden nicht schriftlich fixiert und verblassen binnen kurzer Zeit. Bei mehreren Gesprächen an einem Tag bleiben oftmals nur noch Pauschalbewertungen übrig („Müller war ganz gut “)

  • Direkt im Anschluss an ein Gespräch mit allen Gesprächsteilnehmern eine kurze Feedbackrunde durchführen
  • Alle konkreten Wahrnehmungen und Erkenntnisse direkt besprechen und schriftlich festhalten
  • Dies gilt auch für nach dem Gespräch entstandene offene Fragen oder Zweifel, um diese in einem etwaigen Zweitgespräch anzusprechen

13. Keine falschen Kompromisse

Auch bei nicht optimaler Passung entscheidet man sich für den (in dieser Runde) besten Kandidaten. Entscheidende Defizite oder fehlende Passungen werden im Sinne eines Ergebnisses akzeptiert

  • Streng zwischen Must-“ und „Nice-to-have“-Einstellungsvoraussetzungen unterscheiden
  • Bei „It´s a must“ keinen riskanten Kompromiss eingehen
  • Aber: Ein Mindestmaß an akzeptabler Kompromiss-bereitschaft ist (auch) bei Auswahlentscheidungen stets erforderlich

14. Das Bauchgefühl ernstnehmen

Die Hintergründe eines „schlechten Bauchgefühls“ werden nicht abschließend geklärt. Trotz dieses „schlechten Bauch-gefühls“ entscheidet man sich im Sinne eines Ergebnisses für einen Kandidaten

  • Das Bauchgefühl bewusst bereits bei Gesprächsbeginn wahrnehmen und hinterfragen
  • Störgefühle offen ansprechen
  • Ein Zweitgespräch sorgt oftmals für eine Verifizierung des unklaren Bauchgefühls
  • Nicht entgegen des schlechten Gefühls entscheiden, denn das geht nur sehr selten gut

15. Keine Störungen während des Interviews

Der Interviewer beantwortet eingehende Anrufe oder erledigt nebenbei kleinere Aufgaben (Mails, Kalender). Eintretende Besucher stören die sehr persönliche Atmosphäre eines Interviews erheblich

  • Während des Interviews Störungen komplett unterbinden (Telefon umleiten oder AB, Schild an die Tür etc.)
  • Selbstdisziplin im Sinne von Ablenkungen
  • Störungsfreier Aufbau einer vertraulichen Gesprächs-atmosphäre
  • Konzentrierter Fokus auf Gespräch und Kandidat

To be continued: Und wie lautet Ihr Tipp?

  • Die dargestellten 15 Praxistipps sind sicherlich keine abschließende Aufzählung
  • Bei Auswahlgesprächen sind noch einige weitere Fehler möglich, die man professionell vermeiden kann
  • Hinterfragen Sie regelmäßig Ihre Interviewperformance
  • Vermeiden Sie Routinestandards
  • Lassen Sie sich von einem Kollegen beobachten und Feedback geben
  • Lesen Sie Fachartikel und Internetbeiträge zum Thema Interviewtechnik
  • Bleiben Sie stets aufmerksam und selbstkritisch

Besonders die unbewussten Fehlerquellen sind gefährlich

Typische und dabei oftmals unbewusste Beurteilungsfehler:
  • Tagesform des Interviewers
  • Erster Eindruck des Kandidaten
  • Echo der Vergangenheit
  • Typische Fehlmeinungen
  • Überstrahlungseffekt (Halo-Effekt)
  • Ähnlichkeitseffekt

Auswahlqualität ist entwickelbar

Folgende Maßnahmen sind dabei entscheidend:

  • Wenden Sie die erlernten Grundsätze bewusst und aktiv an und beobachten Sie Ihre persönliche Interviewführung kritisch, denn Routine gefährdet die Qualität
  • Nur Bewusstbarmachung (Evaluation) von positiven und negativen Folgen und Ergebnissen getroffener Auswahlentscheidungen (= langjährige Erfahrung) hilft die Qualität von Entscheidungen zu optimieren
  • Erarbeiten Sie sich Know-How zum Thema psychologische Auswahlschwächen
  • Setzen Sie Ihr Know-How und Ihre Erfahrung bewusst ein und lassen Sie sich als HR-Bereich Auswahlentscheidungen von Fachvorgesetzten nicht aus der Hand nehmen (Veto-Recht!)

Externe Personalbeschaffung: Warum mit Personaldienstleistern zusammenarbeiten?

Externes Recruiting aus Kundensicht

1. Die Beschaffungsqualität: Breite und große Auswahl an passenden Kandidaten

Ständige Suchanzeigen, enormer Kandidatenpool, aktive Kandidatenansprache

2. Die Beschaffungsdauer: Halbierung der Beschaffungsdauer

Dauer bis zur Kandidatenpräsentation Ø 1-3 Tage

3. Die Beschaffungskosten: Geringfügig höhere Kosten (allerdings nur bei Erfolg)

Wegfall Anzeige-, Vorauswahl- und Administrationskosten

4. Das Beschaffungsrisiko: Übernahme der entscheidenden Auswahl- und Kostenrisiken

Wegfall Probezeitrisiken und späterer Trennungskosten


Das Modell „Try & Hire“ als ergebnis- und kostenoptimales Recruiting (Best practice)

Try & Hire“ bietet die Kombination sämtlicher Vorteile:

1. Schnelle und erfolgreiche Stellenbesetzungen durch Recruitingspezialisten

2. Kennenlernen der zukünftigen MitarbeiterInnen vor Vertragsschluss

3. Volle soziale Absicherung der Mitarbeiter, da unbefristeter PASIT-Vertrag

4. Risikofreie Übernahme bereits bewährter Kollegen/innen.


10) Lass Dir helfen, wenn Du Hilfe bei der Jobsuche in München brauchst

Du hast weitere Fragen zu Deiner Suche nach einem Job in München? Brauchst zum Beispiel Beratung oder Hilfe beim Erstellen Deiner Bewerbungsunterlagen? Oder kommst trotz umfangreicher Recherche nicht wirklich weiter bei der Entwicklung Deiner Zielvorstellungen? Wir unterstützen Dich gerne und sind jederzeit für Dich da. Nimm einfach per Telefon oder per E-Mail Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns auf Dich!

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